CORREO ELECTRONICO: buenas prácticas de comunicación
En la jornada de ayer recibimos 3 o 4 correos electronicos que por su falta de información efectiva, les debimos dedicar varias horas a revisar archivos antiguos y realizar varias consultas para lograr entender de que se trataba el asunto, para poder entender la situación y el problema, para poder tomar acción correctiva o seguir adelante con las gestiones.
Basicamente los asuntos de los correos no se correspondian con los temas tratados dentro del mismo.
Los temas tratatados incluian siglas que nadie recuerda su significado, y los anexos era incoherentes o insuficientes para entender el contexto del correa tratar.
De alli se nos ocurrio que deberia existir un juego de reglas, de buenas prácticas de comunicación por correo electrónico.
Le planteamos la situación al ChatBot CLOVIS, y de alli resultaron estas reglas;
1. ASUNTO claro y relevante: Utiliza un asunto que resuma el tema del correo y sea relevante para el destinatario.
2. SALUDO INICIAL: Inicia el correo con un saludo amigable o profesional, según la relación con el destinatario.
3. ESTRUCTURA Y FORMATO adecuados: Divide el contenido en párrafos cortos y utiliza un formato legible, como negritas o viñetas, para destacar información importante.
4. REDACCION clara y concisa: Utiliza un lenguaje claro y evita jergas o terminología técnica, a menos que estés seguro de que el destinatario las comprende.
5. RESPUESTA oportuna: Intenta responder en un plazo de tiempo razonable, especialmente si es un asunto urgente.
6. Evita escribir en mayúsculas: Escribir en mayúsculas puede ser interpretado como gritar, por lo que es mejor evitarlo, a menos que se requiera para destacar algo importante.
7. Uso adecuado del tono: Sé cortés y profesional en tu comunicación, evitando ser demasiado informal o agresivo.
8. CIERRE Y DESPEDIDA: Finaliza el correo con un saludo cordial y tu nombre o firma al final.
9. Revisión y corrección: Antes de enviar el correo, asegúrate de revisarlo para corregir errores ortográficos o gramaticales.
"Estas son solo algunas recomendaciones generales, pero el contexto y la relación con el destinatario también pueden influir en la forma en que te comunicas por correo electrónico. Recuerda adaptar estas prácticas según la situación y el nivel de formalidad requerido."
CLOVIS EL CHATBOT URUGUAYO:
Lo pueden experimentar directamente en WhatsApp ustedes mismos, mediante comandos en leguaje natural en idioma español.
LE PREGUNTAMOS A BING, el chat de Microsoft Edge
A diferencia de CLOVIS, no entendio correctamente lo que pretendiamos, y luego de varios intentos las repuestas se fueron volviendo disparatadas.
La primer respuesta es la de mayor valor, aunque no tiene para nada en cuenta los actuales problemas de comunicación;
- Vigila el tono del correo. Date cuenta que tu tono puede malinterpretarse.
- Usa la dirección de tu empresa.
- No mandar correos innecesarios.
- Tener claro el objetivo del correo.
- Sal de tu rol.
- No a los excesos.
- Asunto específico.
- Considera si el correo electrónico es el mejor canal